Jak sporządzić wezwanie do zapłaty?

Prowadzenie działalności gospodarczej stawia przed przedsiębiorcami szereg wyzwań. Z pewnością należy do nich sytuacja, w której kontrahent zwleka z uregulowaniem płatności. Wówczas konieczne może okazać się sporządzenie wezwania do zapłaty. W jaki sposób to zrobić i jakie informacje musi ono zawierać?

Wezwanie do zapłaty – co to jest?
Wezwanie do zapłaty zaliczane bywa do metod miękkiej windykacji i przyjmuje formę pisma, które kierowane jest do kontrahenta zalegającego z uregulowaniem płatności. To pierwszy krok, który należy poczynić w kierunku odzyskania należnych pieniędzy. W większości przypadków wezwanie do zapłaty okazuje się wystarczającym rozwiązaniem, dzięki czemu można uniknąć dodatkowych kosztów, które wynikają chociażby z prowadzenia postępowania sądowego. To jednocześnie znaczna oszczędność czasu. Wezwanie do zapłaty jest oficjalnym dokumentem, dlatego podczas jego tworzenia należy pamiętać o kilku, ważnych elementach.

Jak napisać wezwanie do zapłaty?
Wzór wezwania do zapłaty bez większego problemu znajdziemy w sieci. Co istotne, nie ma jednego, odgórnie narzuconego wzoru, dlatego poszczególne dokumenty tego rodzaju mogą się do siebie różnić. Niemniej, większość z nich zawiera wspólne elementy. Co się do nich zalicza? Na pewno będzie to data i miejsce sporządzenia pisma, dane wierzyciela i dłużnika, kwota długu, termin spłaty długu oraz stosunek prawny, z którego wynika obowiązek zapłaty (np. umowa o dzieło czy faktura). Niezbędny będzie jednocześnie numer rachunku bankowego, na który należy dokonać zapłaty, a także podpis osoby, która wysyła wezwanie do zapłaty.

Warto dodać, że kwota długu może zostać powiększona o naliczone odsetki. Termin spłaty wyznacza zaś wierzyciel. W wezwaniu przedsądowym dobrze jest zawrzeć informacje o dalszych krokach, jakie podejmiemy w razie, gdy wpłata nadal nie zostanie uregulowana, tj. np. o skierowaniu sprawy na drogę sądową.

Czy ponawiać wezwanie do zapłaty?
Wielu przedsiębiorców zastanawia się zapewne, kiedy sporządzić wezwanie do zapłaty. Jeśli kontrahent zalega z płatnością zaledwie kilka dni, to warto dać mu szansę na uregulowanie płatności, niekiedy wystarcza wiadomość mailowa bądź telefoniczna. Nie należy jednak czekać przesadnie długo. Statystyki pokazują, że szansa na odzyskanie należności maleje po upływie czwartego miesiąca od pierwotnego terminu płatności. Co ważne, przepisy nie wskazują maksymalnej liczby wezwań do zapłaty, jakie można przesłać nierzetelnemu kontrahentowi. Na pewno warto ponowić wezwanie do zapłaty w sytuacji, gdy pierwsze zostanie zignorowane. Jeśli jednak nie przynosi to skutku nie ma co się łudzić, że piąte z kolei wezwanie coś zdziała.

Pamiętać trzeba także, że wezwanie do zapłaty należy wysłać listem poleconym. Dzięki temu, jeśli sprawa zostanie skierowana do sądu, będzie mogli dołączyć potwierdzenie odbioru do pozwu.

Ostateczne wezwanie do zapłaty
Wzór ostatecznego wezwania do zapłaty może wyglądać nieco inaczej, gdyż należy zawrzeć w nim informację, że jest to wezwanie poprzedzające pozew sądowy. Jego charakter warto podkreślić już w tytule. Tym samym dajemy do zrozumienia kontrahentowi, że to jego ostatnia szansa na uregulowanie długu, zanim sprawa trafi na drogę sądową.